Notionは、その圧倒的な自由度の高さと「これ一つで何でもできる」という万能感から、多くのビジネスパーソンに支持されています。しかし、ことチームでのタスク管理においては、「自由すぎて、逆に使いこなせない」「ツールを構築すること自体がタスクになり、本来の業務が進まない」という壁に直面するケースが少なくありません。
Notionが個人の情報整理に強力なツールであることは事実です。しかし、チームでプロジェクトを管理する場面では、その自由度が情報の属人化や高い学習コストといった課題を生み、DX推進の妨げになる側面も持ち合わせています。
本記事では、Notionが抱えるチームタスク管理の限界を明確にし、「誰でも簡単に使える」シンプルさと「プロジェクト全体の見える化」に特化したMOTHMOTHが、いかにしてNotionの複雑な構築から脱却し、低コストでDXを加速させるかについて、専門家の視点から解説します。
なぜNotionはタスク管理で「つまずきやすい」のか？
Notionの自由度は、個人の生産性を高める上では大きなメリットですが、チームで利用する際には、3つの大きな課題を引き起こす原因となります。
1. 「自分だけの最強ツール」が、チームの連携を阻害する
Notionはカスタマイズ性が高すぎるがゆえに、個人の工夫が属人化を招きます。担当者それぞれが独自のルールでページを構築してしまうと、チーム内で「誰が、どのタスクを、どう管理しているか」が不透明になり、情報共有の効率が著しく低下します。新しいメンバーが加わった際の教育コストも、この属人性が原因で高くなります。
2. 本来の業務を圧迫する、高すぎる「構築・運用コスト」
Notionでチームの複雑なプロジェクトや工数を管理しようとすると、複数のデータベース連携や関数といった高度な知識と、それを設定するための多くの時間が必要になります。タスク管理ツールを「構築」し、「メンテナンス」する作業が本来の業務を圧迫するという、本末転倒な状況に陥りがちです。
3. 複数プロジェクトの「全体像」が見えにくい
Notionで複数のプロジェクトを横断して、自分やチームが抱えるタスクの総量を一画面で把握することは、高度なカスタマイズをしない限り困難です。結果として、プロジェクトごとに情報が分断され、リソースの空き状況や、今本当に優先すべきタスクは何か、といった「全体像」を直感的に把握することができません。
DX推進の鍵は「学習コストの低さ」
Notionのような多機能ツールが要求する高い構築・運用スキルは、組織全体のDXを推進する上での大きな障壁となります。真のDXとは、一部の詳しい人だけが使える複雑なシステムを導入することではなく、誰もが抵抗なく使え、組織全体に定着するシンプルな仕組みを導入することから始まります。
ツール選びで失敗しないためには、以下の3点を重視すべきです。
- 誰もが直感的に使えるシンプルなUI/UXであること
- 低価格で「スモールスタート」が可能であること
- タスクの親子関係など、プロジェクト管理の基本機能が簡単に使えること
MOTHMOTHが実現する「全体感の可視化」と「シンプルな操作性」
MOTHMOTHは、Notionのような「オールインワン」を目指さず、チームのタスク管理で最も重要な「全体感の見える化」と「誰でも使えるシンプルさ」に特化することで、Notionが抱える構築・運用の課題を解決します。
1. 複数プロジェクトを「一画面」で俯瞰できる、圧倒的な一覧性
MOTHMOTHは、担当する全てのプロジェクトを、ツールを開いた最初の画面で一覧表示できます。Notionのようにページを切り替える必要がなく、個人やチームが抱えるタスクの全体像を瞬時に把握できます。
2. ドラッグ＆ドロップで「後から整理」できる、直感的な操作性
データベースの複雑な設定は一切不要です。タスクの階層変更やカレンダーへの割り当てなど、ほとんどの操作をドラッグ＆ドロップで直感的に行えます。「とりあえず」タスクを書き出し、後から簡単に整理するという、手帳や付箋に近い柔軟な使い方が可能です。
3. 複雑なプロジェクトも無理なく管理できる、シンプルな階層管理
タスクの親子関係を無限に設定できる機能を標準で搭載。Notionで複雑な構築が必要だった大規模プロジェクトも、シンプルな操作で構造的に整理し、目的を見失うことなく管理できます。
MOTHMOTHで実践する「タイムブロッキング」と時間管理
Notionでは直感的な操作が難しかった時間管理も、MOTHMOTHなら誰でも簡単に実践できます。
- カレンダーへのドラッグ＆ドロップで、時間を意識した計画を
リストにあるタスクをカレンダーの時間枠にドラッグ＆ドロップするだけで、作業時間を確保する「タイムブロッキング」が完了します。これにより、タスクに明確な時間制限を設け、集中力を高めることができます。 - チームのカレンダーを並べて、リソースを最適配分
チームメンバーの予定をカレンダー上で並べて確認できるため、管理者はリソースの空き状況を視覚的に把握し、データに基づいた最適なタスク配分を行えます。 - Googleカレンダーなど、外部ツールとのスムーズな連携
普段お使いのGoogleカレンダーやOutlookカレンダーと双方向で自動連携します。スマートフォンからの予定入力や、社外との打ち合わせ調整もスムーズに行え、スケジュールの一元管理を実現します。
まとめ：複雑な構築よりも、シンプルな実行で成果を出す
Notionは非常に優れたツールですが、その自由度の高さは、チームでのタスク管理において、高い構築・学習コストという形でDXの足枷となることがあります。DXの本質は、複雑なシステムを構築することではなく、シンプルな仕組みで、組織の生産性を高める「実行」にあります。
MOTHMOTHは、Notionでは実現が難しかった「チーム全体のタスクの見える化」と「誰でも使えるシンプルさ」に特化することで、脱Excelや脱Notion構築を目指すDX推進担当者にとって、最もコストパフォーマンスの高い「丁度いい」ソリューションです。
複雑な構築作業から解放され、チームの成果に直結するタスク管理を、MOTHMOTHで始めてみませんか。まずは1ヶ月の無料トライアルで、その使いやすさを体験してください。